文秘工作實戰大全（簡體書）

《文秘工作實戰大全》：一名優秀的秘書是企業領導的“參謀”，是企業形象的一張“名片”，是企業信息上傳下達的一座“橋樑”。越來越多的跨國公司、企事業單位的秘書是具備了較強的企業管理知識、人際溝通能力、文書寫作處理能力、計算機軟件操作能力的高級複合型人才。 《文秘工作實戰大全》共十一章，從十一個方面全面講解了秘書應當具備的“硬素質與軟實力”。內容包括：單位檔案管理、會務策劃與管理、日常管理工作、接待工作、辦公室環境佈置與管理、人際溝通方法與技巧、商務禮儀素養、文書工作、時間與情緒管理、人事招聘工作、職業生涯規劃。

何小蘭，首都經濟貿易大學工商管理碩士，中央財經大學中國精算研究院科研幹事，北京埃森哲諮詢公司財務顧問。從事管理工作十載，管理工作經驗豐富，對於檔案管理、會務策劃及管理、外事工作管理、日常接待工作、文書寫作、招聘管理、外部聯絡溝通工作等有獨到的領悟與體會。曾出版過多部經管類作品。

第1章 單位檔案管理
1.1 文件歸檔整理 2
1.1.1 檔案管理工作的內容 2
1.1.2 檔案管理的原則 3
1.1.3 文件歸檔的程序 4
1.2 歸檔文件的收集 6
1.2.1 歸檔文件收集的範圍 6
1.2.2 歸檔文件收集的方法 7
1.3 紙質文檔的歸類 8
1.3.1 紙質文檔的裝訂 8
1.3.2 紙質文檔的分類 9
1.3.3 紙質文檔的排列 10
1.3.4 紙質文檔的編號 10
1.3.5 紙質文檔目錄的編制 11
1.3.6 紙質文檔的裝盒 13
1.4 電子文檔的歸檔 13
1.4.1 電子文檔的整理 14
1.4.2 電子文檔的歸檔 15
1.5 檔案的保護技術 16
1.5.1 紙質檔案保護的基本內容與技術措施 16
1.5.2 電子檔案保存介質的保護措施 18
1.5.3 電子檔案信息的保護措施 19
1.5.4 照片檔案的保護措施 20
第2章 會務策劃與管理工作
2.1 會務前的準備工作 22
2.1.1 制定會議預算 22
2.1.2 制定會議通知 23
2.1.3 制定會議議題、會議議程、會議日程 25
2.1.4 製作會議邀請函，統計會議回執信息 27
2.1.5 制定會議應急方案 28
2.2 會務人員的培訓 29
2.2.1 會務人員組成 30
2.2.2 會務人員培訓的目的 31
2.2.3 會務人員培訓的內容與方式 32
2.2.4 會務場地席位和席次安排 33
2.3 會議文字材料的準備 35
2.3.1 主題材料 35
2.3.2 主持詞 37
2.3.3 演講稿 39
2.4 會議場地佈置 40
2.4.1會議場地佈置原則 40
2.4.2 會場基本設施和物品佈置 42
2.4.3 會議禮品選擇 43
2.4.4 場地座區劃分 44
2.4.5 場地音響設備佈置 45
2.4.6 場地燈光設備佈置 46
2.4.7 場地視聽設備佈置 47
2.4.8 場地色調設計佈置 49
2.5 會務住宿 50
2.5.1 會務住宿要求 50
2.5.2 住宿酒店如何選擇 51
2.5.3 住宿安排工作程序 52
2.5.4 住宿房間如何分配 54
2.5.5 會議住宿預訂單如何製作 54
2.6 會務餐飲安排 56
2.6.1 工作餐式安排 56
2.6.2 自助餐式安排 57
2.6.3 中餐宴請席位安排 58
2.6.4 中餐菜式安排 58
2.6.5 中餐音樂伴奏 60
2.6.6 西餐席位安排 61
2.6.7 西餐菜式安排 63
2.6.8 西餐水果安排 64
第3章 文秘日常管理工作
3.1 文秘日常事務處理 66
3.1.1 如何處理信函 66
3.1.2 如何進行日程管理 67
3.1.3 如何安排出差 69
3.1.4 如何安排上司人員約見 72
3.1.5 如何收集信息 73
3.1.6 如何接待來訪 75
3.2 外事工作管理 78
3.2.1 外事工作內容 78
3.2.2 外事安全保密工作 79
3.2.3 外事工作技巧 80
3.3 印章的使用與管理 81
3.3.1 印章概述 81
3.3.2 印章的啟用 83
3.3.3 印章的管理與使用 84
3.3.4 印章的撤銷 85
3.4 值班工作安排 86
3.4.1 值班工作概述 86
3.4.2 值班工作安排 87
3.4.3 值班工作記錄 89
3.4.4 值班工作標準管理 89
第4章 文秘接待工作
4.1 信訪工作 92
4.1.1 信訪工作概述 92
4.1.2 處理集體信訪問題 93
4.1.3 如何處理重訪問題 94
4.1.4 如何辦理群眾來信 95
4.1.5 如何接待群眾來訪 97
4.1.6 如何處理信訪案件 99
4.2 日常工作接待 100
4.2.1 日常接待五原則 101
4.2.2 日常接待準備 102
4.2.3 領導不在的情況下如何接待 104
4.2.4 如何接待投訴者 104
4.2.5 接待重要賓客準備工作 105
4.2.6 接待如何外出陪車 107
4.3 宴請接待 107
4.3.1 宴請邀請 108
4.3.2 宴請餐廳選擇 109
4.3.3 如何點菜 110
4.3.4 西餐宴請禮儀 111
4.3.5 宴請敬酒分寸 112
第5章 辦公室環境佈置與管理
5.1 辦公室環境佈置 116
5.1.1 辦公室如何佈局 116
5.1.2 辦公室顏色佈置 117
5.1.3 如何減少辦公室的噪音污染 119
5.1.4 如何擺放辦公室物品 119
5.1.5 辦公室環境安全管理 120
5.1.6 辦公室裝飾畫的佈置 122
5.1.7 辦公椅如何放置 123
5.2 辦公室環境管理 124
5.2.1 辦公室個人工作區域管理 124
5.2.2 辦公室公共區域環境管理 125
5.2.3 辦公室空氣質量與健康 126
5.2.4 辦公室植株種植管理 127
第6章 文秘人際溝通方法與技巧
6.1 文秘人際溝通的基本方法 130
6.1.1 秘書如何與領導溝通 130
6.1.2 秘書如何與同事溝通 131
6.1.3 秘書如何協調領導人之間的關係 133
6.1.4 秘書如何協調部門之間的關係 134
6.1.5 秘書如何協調企業之間的關係 137
6.2 溝通的策略 138
6.2.1 會議溝通策略 138
6.2.2 網絡溝通策略 139
6.2.3 銷售溝通策略 140
6.2.4 無障礙溝通策略 141
6.2.5 回絕溝通策略 142
6.3 商務談判溝通 144
6.3.1 商務談判收集資料與組建談判小組 144
6.3.2 協助制定商務談判方案 146
6.3.3 安排商務談判會場 148
6.3.4 營造商務談判氛圍 149
6.3.5 做好商務談判輔助性工作 150
6.4 人際溝通中應當注意的問題 151
6.4.1 工作要出色不要出位 152
6.4.2 恭維領導要適度 152
6.4.3 工作不越位 153
6.4.4 不給上司幫倒忙 154
6.4.5 善於製造話題實現無障礙溝通 155
第7章 文秘商務禮儀素養
7.1 商務形象的塑造 158
7.1.1 女士儀容的塑造 158
7.1.2 男士儀容的塑造 159
7.1.3 坐姿儀態如何塑造 160
7.1.4 站姿儀態如何塑造 161
7.1.5 手勢儀態該如何運用 162
7.1.6 走姿儀態如何塑造 163
7.2 商務著裝規範 164
7.2.1 商務著裝的基本要求 165
7.2.2 西裝著裝規範 166
7.2.3 套裙著裝規範 168
7.2.4 佩飾著裝規範 169
7.2.5 首飾佩戴規範 170
7.3 商務接待禮儀 172
7.3.1 商務接待的準備工作 172
7.3.2 商務接待如何安排 174
7.3.3 商務迎客禮儀 175
7.3.4 商務宴請禮儀 177
7.3.5 商務送客禮儀 178
7.4 商務會議禮儀 179
7.4.1 與會人員禮儀 179
7.4.2 參會主持人禮儀 180
7.4.3 參會發言人禮儀 181
7.4.4 茶話會禮儀 182
7.4.5 發佈會禮儀 184
7.5 國際商務禮儀 185
7.5.1 東方國家商務禮儀 186
7.5.2 北美、大洋洲國家商務禮儀 188
7.5.3 歐洲國家商務禮儀 189
7.5.4 非洲國家商務禮儀 191
第8章 文書工作
8.1 公文文書寫作 194
8.1.1 請示、批復 194
8.1.2 通知、通告 197
8.1.3 公告 199
8.1.4 決議 200
8.2 事務文書寫作 202
8.2.1 計劃、總結 202
8.2.2 簡報、備忘錄 205
8.2.3 規章制度 208
8.2.4 開幕詞 209
8.2.5 閉幕詞 210
8.3 傳播記事類寫作 212
8.3.1 消息 212
8.3.2 通訊 214
8.3.3 大事記 215
8.4 禮儀文書寫作 216
8.4.1 賀信 216
8.4.2 感謝信 218
8.4.3 請柬 219
8.4.4 聘書 220
第9章 時間與情緒管理
9.1 時間管理策略 224
9.1.1 如何提高時間管理技能 224
9.1.2 秘書個人時間管理 225
9.1.3 會議時間管理 225
9.1.4 通勤時間管理 226
9.1.5 赴約時間管理 227
9.1.6 休息時間管理 227
9.2 時間管理目標設定 228
9.2.1 如何樹立時間觀念 229
9.2.2 時間與職業生涯設計 230
9.2.3 短期目標設定 231
9.2.4 時間目標管理 232
9.3 制定時間計劃表 233
9.3.1 如何有效制訂時間計劃 233
9.3.2 如何制訂月計劃 234
9.3.3 如何制訂周計劃 235
9.3.4 如何制訂日計劃 235
9.4 時間管理 237
9.4.1 立即開始行動 237
9.4.2 如何克服拖延 238
9.4.3 形成自己的工作規律 239
9.4.4 養成一定的習慣 240
9.4.5 善於利用零碎時間 241
9.4.6 時間增效法則 242
第10章 文秘人事招聘工作
10.1 招聘計劃及準備 244
10.1.1 擬定招聘計劃的步驟 244
10.1.2 招聘前的準備工作 245
10.1.3 招聘組人員擬定 246
10.1.4 外部招聘渠道選擇 247
10.2 人員面試 249
10.2.1 面試的準備工作 249
10.2.2 面試過程 250
10.2.3 面試技巧 251
10.2.4 面試與考核中的提問 252
10.2.5 面試測評內容 253
10.3 面試後期工作 254
10.3.1 人選錄用 254
10.3.2 人事聘用制度管理 255
10.3.3 解聘工作管理 256
10.4 人才培訓 257
10.4.1 短期培訓計劃的制訂 257
10.4.2 長期培訓計劃的制訂 258
10.4.3 培訓員工的方法 259
10.4.4 員工培訓的內容 260
10.4.5 員工的職業生涯規劃 262
第11章 如何做一名合格的文秘
11.1 文秘人員需要具備的職業道德 266
11.1.1 忠於職守、誠實可靠 266
11.1.2 做好領導的隱私保密工作 267
11.1.3 保持自信 267
11.1.4 摘掉有色眼鏡 268
11.1.5 嚴格要求自己，善於學習 268
11.2 文秘人員的知識結構 269
11.2.1 文秘人員需要具備哪些知識 269
11.2.2 文秘人員的能力結構 270
11.2.3 文秘人員的工作分類能力 271
11.3 文秘人員的心理素質 271
11.3.1 文秘人員應具備的心理素質 271
11.3.2 文秘人員的職業性格 272
11.3.3 文秘人員要善於調節心理壓力 273